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こんにちは、みるです。英語のメールってハードルが高そう...って思っていませんか?
特にビジネスメールなんてマナーがあるんじゃないの?って思ってしまいますよね。
でもポイントを押さえていれば大丈夫。使えるフレーズも紹介しますよ。
相手に伝わる英文メールを書いてみましょう!

メールを書くときのポイント

では。まずポイントを押さえましょう!

メールは短く、簡潔に

phone

メールは長く書けばいいというものではありません。
当たり前ですが、相手に内容がきちんと伝わらないと意味がないわけです。

特に、今はメールを見る環境が多様化しています。
相手はパソコンではなくスマホの小さな画面でチェックしているかもしれませんよね。
相手に何を伝えたいのか明確化することが大切なので、「メールは短く、簡潔に」をいつも意識しましょう。

件名はメールの代表

title

メールが届いたときに最初に目にする、いわばメールの代表にあたるのが「件名」です。

ここがシンプルすぎたり逆に内容を詰め込みすぎたりすると相手に伝わりにくくなります。
極端に短かったり、話し言葉であったりするとスパムメールと間違えられてしまうケースもあるので注意しましょう。
また、件名に用件がわかるようなキーワードを入れておいてあげることで、自分や相手が後でメールを探すときに便利です。

表記ですが、どこを大文字にするのがベストか、とうのは意見がわかれるようですが、全部大文字(Capital)はNGというのは共通しています。

周囲の方のルールがあればそれに合わせるのがいいかと思いますが、単純に最初の文字だけ大文字にする、もしくは前置詞以外の単語の最初の文字を大文字にする、のいずれかでOKです。

件名でよく使うテンプレを以下にまとめてみました。

~の件

Regarding ~
日本語でのビジネスメールで使うことも多い~の件はregardingでOKですし、件名が長くなるようなら削ることのできる部分です。
返信メールに付くRe:は実はこのRegardingの略なんですよ。
先述のとおり~の中には用件がわかるものを入れましょう。日付を入れるのもおすすめです。
日付を入れる場合には、月日が混乱しないよう、月の方を数字ではなく、英語表記にするのが好ましいです。日付の書き方は1-3.項で詳しく説明します。

何かをお願いする

Request (for ~)
お願いの時に万能なのがこのrequest。例えば、
Request for ~ / ~ request / Requesting ~(~のお願い)
Action requested : ~(【要対応】~)
Reply requsted : ~ (【要返信】~)
[Urgent request]  ~ (【至急】 ~)
などです。要対応、要返信、至急は日付と組み合わせて使えそうですね。

Please ~
日常で使うPleaseも使うことができます。~には具体的な指示を入れましょう。

質問や問い合わせ

Question about ~
知りたいことが明確な時はquestionでOKですが、次に紹介するinquiryの方が幅広い意味になり、一般的に使われます。

Inquiry about ~ / Inquiring about ~
イギリス英語の場合はinquiryの代わりにenquiryが使われることが多いそうです。

お知らせ

Announcement : ~ / Announcing ~ / Notification of ~
Regarding ~と同様、削ることのできる部分です。

感謝・お礼

Thank you for ~
お礼を伝える時は簡単にThank youでOKですが、for ~をつけて内容がわかるようにしましょう。
Thank you : ~のような書き方でも大丈夫です。

日付の書き方

calendar

実は英語の日付の書き方は2種類あります。アメリカ式とイギリス式です。
アメリカ式:mm/dd/yyyy(月/日/年)
イギリス式:dd/mm/yyyy(日/月/年)
このように月と日が入れ替わってしまいます。混乱しやすいので、上記のような書き方をせずに、月をアルファベットを使って書く方法をおすすめします。
例えば、2018年12月31日であれば、December 31, 2018です。さらに月名は短縮形を用いることができます。

曜日や時間も入れるとこんな感じになります。
Monday, Dec 31, 2018, at 10:30 a.m.

内容もひと目でわかるように工夫を

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皆さんは、TOEICテストのメール形式の問題って解いたことありますか?
正直言ってとても読みづらいですよね(笑)なぜ読みづらいかというと、要点がわかりにくいからなんです。

最初に言ったように、メールは「短く、簡潔に」が大事です。
そのため、長い挨拶文はビジネスでは不要です。
基本的には、簡単な挨拶→メールを書いた目的詳細相手への依頼終わりの挨拶結びの流れです。
では、各パートでのフレーズは次の2.項で紹介することにして、ここではメールを書くときのポイントをご紹介します。

目的を最初に書く

本題の「目的」を最初に書くのがとても大切です。
どうしても背景から書きたくなってしまう方もいるかもしれないですが、タイトルとリンクした目的を読めばそのメール全体がわかることで相手が「今読むべきメールか」という判断ができる、親切なメールになります。

相手への依頼は見やすく

相手への依頼は、メールで一番伝えなければいけないところです。
相手に対応してもらえなければメールを書いた意味がないですからね。
簡単に書くことができればそれに越したことはないのですが、相手へのお願いが複数ある時は、箇条書きが便利です。
相手がしなければならないことがリストになっているので、取りこぼしなく読んでもらえる可能性が高くなりますよ。

メールで使える便利なフレーズ

では覚えていると役立つフレーズを構成別にご紹介していきます。

簡単な挨拶

コミュニケーションの始まりは挨拶から。伝わる挨拶を心がけましょう。

○○様

メールの書き出しは、相手との間柄によって変わってきます。

改まった間柄の時や相手に初めてメールを送るとき:
Dear [敬称(Mr.、Ms. など)] [相手の姓] 例)Dear Mr. Smith,
相手と親しい時(同僚など):Hi, [相手の名] 相手の姓名が不明、もしくは複数の相手にメールを送るとき:
To whom it may concern, / Dear Sir or Madam,Dear all,Dear Customer, / Hi everyone,

簡単な感謝の言葉を述べる

続いて感謝の言葉を述べます。
Thank you for ~と簡単なもので大丈夫です。

初めてメールを送る場合は、"My name is [名] [姓] of [会社名]"で自己紹介できますよ。

目的

次にこのメールを書いた目的を伝えます。

object

 

 

 

 

 

 

I am writing to ~
This is just to let you know that ~
Just a brief update on ~(~の進捗を簡単にお知らせします)

背景などの説明が必要な場合は続けて記します。

相手への依頼

メールの中で相手へ依頼があることもしばしば。そんなときに使えるフレーズがこちらです。

Could I ask you to ~ ?
Could you please ~ ?
I'd like ask you to ~
Please don't forget to ~

助動詞の過去形は直接的な表現を避けるために好んで使われます。

お願いの時の定番「please」ですが、言い方によっては嫌味に取られる可能性もあるので注意です。

終わりの挨拶

Thank you for your consideration. (ご検討よろしくお願いします)
I look forward to hearing from you. (ご返信をお待ちしています)
Looking forward to ~

結び

Best regards,
Sincerely,

参考

以下のケースに該当する場合はこちらも御覧ください。

cf

添付資料があるとき

Here are the files you requested.
Please see attached files. (少し堅め)

略語

意味が分かっていると便利です。慣れてきたら使ってみてください。

ASAP:as soon as possibleの略。なるべく早くという意味ですね。
EOD:end of dayの略。~日中に、という意味で使いますが、時間が不明確なので言われたときは時間の確認が必要です。
COB:close of businessの略。就業時間という意味で使います。
FYI:for your informationの略。参考までに、という意味で使います。
typo:typographic errorの略で、打ち間違えという意味です。
NRN:No Reply Neededの略。返信不要の意味です。NNTR(No Need To Reply)も同様に使います。

まとめ

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今回は英文メールを書くときのポイントと便利なフレーズをご紹介しました。ビジネスメールへのハードルは低くなりましたか?
お互いが気持ちよく仕事をしていくためにも、相手に時間をかけさせずに用件を的確に伝えるようにしていきたいですね。

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